Co realnie zmieni projekt ustawy i dlaczego firmy „nieprzygotowane” na wartościowanie stanowisk zapłacą dwa razy.

Projekt ustawy wdrażającej Dyrektywę UE 2023/970 o transparentności płac został opublikowany w grudniu i – zgodnie z założeniami – nowe przepisy mają zacząć obowiązywać od 7 czerwca 2026 r. To dopiero początek procesu legislacyjnego, ale zakres zmian jest na tyle duży, że odkładanie przygotowań na „kiedy będzie pewne” jest najdroższą strategią.

Dyrektywa UE 2023/970 o transparentności wynagrodzeń

W praktyce to nie jest kolejny „projekt HR”. To przebudowa sposobu, w jaki firma:

• uzasadnia różnice w wynagrodzeniach,
• porównuje stanowiska,
• odpowiada pracownikom na pytania o płace,
• raportuje lukę płacową i wdraża działania naprawcze,
• broni się przed ryzykiem prawnym i reputacyjnym.

Poniżej: najważniejsze obowiązki z projektu + co zrobić teraz, zanim temat zamieni się w kryzys.

Od kiedy i dla kogo będą obowiązywać nowe przepisy?

Zakładany termin wejścia w życie to 7 czerwca 2026 r., ale to projekt i może się jeszcze zmienić. To jednak nie zmienia faktu, że firmy powinny już dziś budować fundamenty: dane, wartościowanie i procesy informacyjne.

Zmiany dotkną pracodawców niezależnie od wielkości (np. w zakresie podejścia do wartościowania i przejrzystości), natomiast część obowiązków ma progi zatrudnienia (np. raportowanie określonych wskaźników dla firm 100+).

Na czym polega wartościowanie stanowisk i dlaczego jest „fundamentem systemu”?

Wartościowanie stanowisk to obowiązek przeprowadzenia obiektywnej i neutralnej pod względem płci oceny wartości pracy. To właśnie wynik wartościowania ma stać się podstawą do przypisania pracowników do kategorii, w ramach których będą możliwe porównania wynagrodzeń.

Co to oznacza w praktyce (bez teorii):

• Firma musi mieć spójne kryteria oceny wartości pracy (umiejętności, odpowiedzialność, wysiłek, warunki pracy itd.).
• Musi powstać architektura stanowisk i kategorie pracowników.
• Porównania płac nie będą „ogólne”, tylko w obrębie kategorii.

Prowokacyjna prawda: jeśli dziś Twoje stanowiska są nazwane różnie w HR, w payrollu i w systemach operacyjnych, to w 2026 r. będziesz „wartościować chaos”, a nie organizację.

Czy kryteria wartościowania trzeba uzgadniać ze związkami?

Tak — projekt zakłada współdziałanie z organizacją związkową przy ustalaniu kryteriów/podkryteriów i kategorii pracowników. To jest jeden z najczęściej ignorowanych elementów przygotowań, a potem staje się hamulcem całego wdrożenia.

Co to oznacza dla harmonogramu:

• nie wystarczy „zaprojektować” systemu,
• trzeba go skonsultować/uzgodnić w wymaganym zakresie,
• a to wymaga przygotowania argumentacji i dokumentacji (w tym definicji kategorii, kryteriów, zasad przypisania).

Jakie nowe prawa informacyjne dostaną pracownicy?

Pracownik będzie mógł wystąpić o informację o swoim indywidualnym poziomie wynagrodzenia oraz o średnich poziomach wynagrodzeń w podziale na płeć w ramach swojej kategorii — a pracodawca ma udzielić informacji w terminie 30 dni.

To wymusza trzy rzeczy „tu i teraz”:

1. Właściciel procesu (kto odpowiada: HR, payroll, legal, C&B?).
2. Źródło prawdy o danych (system, raport, definicje).
3. Szablony odpowiedzi i ścieżka akceptacji (żeby nie tworzyć ryzyka prawnego jednym mailem).

Czy pracodawca może zabronić pracownikom ujawniania wynagrodzenia?

Nie w zakresie, w jakim ujawnienie służy realizacji praw wynikających z zasady równego traktowania. W praktyce: zapisy umów/regulaminów, które mają „zamykać usta”, mogą stać się nie do obrony.

Co firmy powinny zrobić:

• przejrzeć klauzule poufności dotyczące wynagrodzeń,
• doprecyzować, czego poufność dotyczy (np. danych wrażliwych firmy), a czego nie może blokować,
• przygotować komunikację dla menedżerów: jak rozmawiać o płacach bez eskalacji konfliktu.

Kogo obejmą obowiązki raportowania luki płacowej i co trzeba będzie raportować?

Pracodawcy zatrudniający co najmniej 100 pracowników będą zobowiązani do regularnego raportowania wskaźników dotyczących luki płacowej ze względu na płeć. W materiałach pojawiają się m.in. takie elementy jak:

• luka płacowa ze względu na płeć (w tym dla składników uzupełniających/zmiennych),
• mediany luki,
• udział pracowników w przedziałach wynagrodzeń,
• odsetek osób otrzymujących składniki zmienne.

W projektowanych rozwiązaniach pojawiają się też różne częstotliwości raportowania zależne od wielkości firmy (np. co 3 lata dla 100+ i corocznie dla 250+), a także terminy przekazywania (w materiałach: do 31 marca danego roku kalendarzowego).

Co oznacza luka płacowa 5% i ile jest czasu na działania?

Jeżeli zostanie wykryta luka płacowa wynosząca co najmniej 5%, która nie jest uzasadniona obiektywnymi kryteriami, pracodawca ma 6 miesięcy na wdrożenie działań zaradczych. To nie jest „miękki” zapis — to deadline, który będzie rozliczany.

Najczęstszy błąd firm:

• próbują „tłumaczyć” lukę narracją,
• zamiast udokumentować obiektywne kryteria (kompetencje, wyniki, zakres odpowiedzialności, warunki pracy, doświadczenie) i powiązać je z systemem.

Jakie będą konsekwencje prawne (i dlaczego to nie jest tylko „grzywna”)?

Projekt przewiduje nowe wykroczenia przeciwko prawom pracownika, m.in. za:

• brak wartościowania stanowisk,
• nieprzygotowanie sprawozdania z luki płacowej.

Kary wskazywane w materiałach: grzywny od 3 000 do 50 000 zł.
Ale realny koszt zwykle jest wyższy, bo dochodzą:

• czas zarządu i HR w kryzysie,
• rosnąca rotacja (gdy ludzie tracą zaufanie),
• spadek skuteczności rekrutacji (gdy kandydaci widzą chaos),
• konflikty zbiorowe / eskalacje.

https://laszczuk.pl/aktualnosci/publikacje/sejm-przyjal-ustawe-o-jawnosci-plac-co-to-oznacza-dla-pracodawcow

Checklista wdrożenia: co zrobić w najbliższych miesiącach (wersja „do wdrożenia”, nie „do prezentacji”)

1) Audyt systemu wynagrodzeń (2–4 tygodnie)

Celem audytu jest ustalenie, czy firma ma dane i logikę, które wytrzymają pytania pracowników i raportowanie.
Sprawdź:

• spójność nazw stanowisk (HR vs payroll vs operacje),
• składniki wynagrodzeń (podstawa, premie, dodatki, benefity),
• kryteria podwyżek i awansów (czy są opisane i stosowane konsekwentnie),
• wyjątki „historyczne” (najczęściej tam siedzi luka).

2) Projekt kryteriów wartościowania (2–6 tygodni)

Kryteria muszą być obiektywne i neutralne płciowo.
Dobrze działający zestaw to taki, który da się obronić w rozmowie:

• z pracownikiem,
• z reprezentacją pracowników/związkami,
• w razie sporu.

3) Pilot wartościowania + kategoryzacja (3–8 tygodni)

Nie zaczynaj od całej organizacji. Zacznij od 1–2 obszarów i dopracuj:

• opisy stanowisk,
• przypisanie do kategorii,
• zasady porównań,
• komunikację.

4) Monitoring luki płacowej „na sucho” (2–3 tygodnie)

Zanim prawo zmusi Cię do raportu, zrób wewnętrzny test: gdzie jest luka, dlaczego, czy umiesz ją uzasadnić.

5) Plan działań wyrównawczych (4–6 tygodni)

Jeśli luka jest nieuzasadniona, przygotuj:

• warianty korekt (natychmiastowe vs etapowe),
• wpływ na budżet,
• komunikację (bez niej korekty bywają „benzyną do ognia”).

6) Proces wniosków informacyjnych (SLA 30 dni)

Ustal:

• kto przyjmuje wniosek,
• kto generuje dane,
• kto zatwierdza odpowiedź,
• jak archiwizujesz komunikację (na wypadek sporu).

Największe wyzwania we wdrożeniu (bez udawania, że „będzie łatwo”)

1. Dane są niekompletne albo rozjechane między systemami.
2. Stanowiska nie są porównywalne, bo nie ma opisów lub są „pod człowieka”.
3. Firma nie ma spisanych kryteriów wzrostu wynagrodzeń — są „z głowy”.
4. Menedżerowie nie potrafią rozmawiać o płacach bez konfliktu.
5. Związki/przedstawiciele pracowników pojawiają się w projekcie za późno, więc proces się blokuje.

Audyt wartościowania stanowisk i systemu wynagrodzeń – skorzystaj z doświadczenia Cedepe Consulting.

FAQ:

Czy transparentność wynagrodzeń oznacza jawność pensji wszystkich pracowników?

Nie. Oznacza większy dostęp do informacji o zasadach, kryteriach i średnich poziomach w ramach kategorii oraz możliwość weryfikacji równego traktowania.

Czy każda firma będzie musiała zrobić wartościowanie stanowisk?

Projektowane przepisy wskazują wartościowanie jako fundament systemu i obowiązek po stronie pracodawcy. Nawet jeśli część raportowania dotyczy progów 100+, bez wartościowania i kategorii firma nie będzie w stanie logicznie odpowiadać na wnioski i uzasadniać różnic.

Jak szybko pracodawca ma odpowiedzieć na wniosek pracownika o informacje płacowe?

W materiałach opisano termin 30 dni na udzielenie informacji pracownikowi o jego wynagrodzeniu i średnich w ramach kategorii (z podziałem na płeć).

Co jeśli luka płacowa wynosi co najmniej 5% i nie ma obiektywnego uzasadnienia?

Wtedy pracodawca ma 6 miesięcy na wdrożenie działań zaradczych. Brak reakcji zwiększa ryzyko prawne i eskalacji.

Jakie kary przewiduje projekt?

Wskazywane w materiałach grzywny to 3 000–50 000 zł za określone wykroczenia (m.in. brak wartościowania lub sprawozdania), ale realny koszt zwykle obejmuje też kryzys wewnętrzny i ryzyko reputacyjne.

Co rekomendujemy jako Cedepe Consulting

Jeśli chcesz przejść przez to bez gaszenia pożarów, zacznij od dwóch rzeczy:

1) Audyt gotowości do transparentności wynagrodzeń (2–3 tygodnie)

• porządek w danych i strukturze stanowisk,
• wstępna diagnoza luki i ryzyk,
• plan działań krok po kroku.

2) Wartościowanie stanowisk + kategoryzacja + procesy informacyjne (4–10 tygodni)

• neutralne kryteria,
• kategorie pracowników,
• procedura wniosków (SLA 30 dni),
• Q&A dla menedżerów i komunikacja dla pracowników.

Skontaktuj się z naszymi ekspertami – zamów bezpłatną konsultację: /kontakt

Autor:

Cedepe Consulting – zespół doradztwa HR i Compensation & Benefits
Wspieramy firmy w porządkowaniu architektury stanowisk, wartościowaniu pracy, projektowaniu systemów wynagrodzeń oraz przygotowaniu procesów do zmian regulacyjnych i presji rynkowej.

Aktualizacja: styczeń 2026